Økt produktivitet og effektivitet

Sykehuspartner er oppdragsgiver for prosjektet, og Atea underleverandør. En brukerundersøkelse utført etter at de første puljene var lagt om viste at om lag 95 prosent av brukerne syntes at plattformen var bedre eller mye bedre å jobbe på.

Klientomleggingen er en del av Infrastrukturmodernisering. Programmet (IMP) initiert av Helse Sør-Øst (HSØ). Programmet ledes av et programstyre hvor alle helseforetakene i HSØ og Sykehuspartner (SP) er representert. IMP skal gi helseforetakene en modernisert, stabil og driftssikker felles plattform for de ulike regionale fellesløsningene. Dette har stor betydning for pasientsikkerheten og for medarbeidernes arbeidshverdag.

SIHF

SIHF består av mange sykehus og klinikker, blant annet Gjøvik, Lillehammer, Hamar og Elverum. Totalt dekker omleggingen ca. 70 geografiske lokasjoner i Hedmark og Oppland.
– Prosjektet omfatter over 6000 klienter, inkludert bærbare, stasjonære og tynne. Samtlige klienter skal oppgraderes til Windows 7 og ca. halvparten må byttes. Klientene som skal gjenbrukes fraktes til Ateas tankefabrikk for tanking forteller Ateas prosjektleder, Tore Paulsen.

Omfattende og detaljkrevende

Det er omfattende å legge om alle klientene i en så stor og kritisk virksomhet. Arbeidet krever detaljert planlegging og oversikt, og i tillegg er det mange hensyn å ta når man beveger seg rundt på et sykehusområde. Atea utviklet en omfattende metodikk når de gjorde tilsvarende jobb for en annen stor kunde, og bruker samme fremgangsmåte her. Arbeidet deles opp i puljer for ha full kontroll.

– Vi (SIHF) definerer selv puljene og størrelsen på disse, basert på behov, informerer prosjektleder hos SIHF Jostein Kleiven. De fleste puljene har, av praktiske årsaker, vært geografisk inndelt, men enkelte er også inndelt på bakgrunn av funksjon.

Stålkontroll på logistikken

Det er omfattende logistikk som må til for å bytte ut og få plassert ut rett klient til rett sted. Atea benytter en velprøvd metodikk og sørger for at dokumentasjonen er systemuavhengig slik at alle involverte parter kan benytte den. SIHF og SP gir Atea informasjon om hvilke klienter som skal legges om, og på bakgrunn av dette utarbeider Atea et grunnlag for innkjøp av nye klienter, og tanking av eksisterende.

Tankingen utføres på Ateas tankefabrikk. Sykehuspartner har ansvar for Image, og sørger for at all programvare er i orden. De har en server for dette formålet stående på Ateas tankefabrikk. Ferdigtankede klienter sendes ut i skap fordelt ut fra hvor de skal plasseres. Etter endt installasjon skal  en installasjonsgodkjenning signeres og godkjennes formelt. På denne måten har man stålkontroll på hva som byttes og når.

Nøkkel til suksess

Nøkkelen til suksess er at alle involverte parter kjenner sine oppgaver og samhandler godt. God kommunikasjon og informasjon er avgjørende, spesielt med tanke på at det til enhver tid er minst tre parter involvert; Atea, Sykehuspartner og SIHF.

– Atea forstår detaljene i hvordan de ulike puljene skal håndteres, og dette er utrolig viktig, sier prosjektleder hos SP, Petter Tømmerberg. Omlegging av de enkelte klientene må tilpasses aktiviteten på stedet.

Informasjon

For å ivareta brukerne/klinisk personell ble det utarbeidet et eget informasjonsløp rettet mot ulike brukergrupper. Det har vært viktig å sørge for at brukerne får vite hva som skal skje, når de blir berørt og hva de selv må gjøre for å sikre data de eventuelt har lagret lokalt. Dette har gått veldig bra til nå, forteller prosjektleder for SIHF, Jostein Kleiven.

Etikk

Et viktig moment for de som deltar i dette prosjektet er å forstå at det kan oppstå utfordrende situasjoner når man befinner seg på et sykehus. Mange av de du møter på et sykehus er i en vanskelig situasjon, og du kan risikere å møte mennesker du kjenner. Hva gjør du dersom disse situasjonene oppstår? Skal du hilse, eller se vekk, skal du ta et initiativ eller ikke? Det er ikke enkelt å forholde seg til, og spesielt utfordrende blir det dersom du ikke har tenkt gjennom det på forhånd. Ateas erfarne delprosjektleder, Tore Paulsen, er streng på dette punktet, og sier at Ateas personell får informasjon om hvordan de skal håndtere ulike situasjoner.

Fleksible

– Sykehusdriften er i forsetet hele veien. Oppgavene Atea utfører er delt inn i tider på døgnet basert på hva som passer de ulike aktivitetene på stedet. Det vil alltid dukke opp akutte situasjoner, og da må Atea tilpasse seg. Dette har fungert på en utmerket måte i dette prosjektet, understreker prosjektleder hos SP, Petter Tømmerberg.

Ergo- og fysioterapienheten på Lillehammer sendte følgende mail «Tenkte jeg ville sende deg en mail med ros og «blomst» til alle involverte for kjempebra innføring og oppfølging i forbindelse med overgang til ny IT-plattform. Takk for god hjelp fra hyggelige hjelpere!» Enhetsleder, Unni Vågsmyr.